收藏我们 本部窗口:0575-85142774 袍江办证室:0575-88138115
您现在的位置:首页 - 法律之窗
法律之窗
公证助力企业参与国际竞争
发布时间:2021-08-02 16:42

案情介绍

本市某环保公司近年来业务发展迅速,不仅在国内多个省市承建环保工程,最近更走出国门,参与国际竞争,试图在印度、马来西亚等国家承建工程。该公司在参与上述国家的工程招投标活动时,需要提交相应的主体证明、资质证明及业务证明等材料。因涉及国与国之间的文书往来,该公司及法定代表人、股东在我处办理了《营业执照》、《审计报告》、《公司章程》、《居民身份证》、《护照》、文书上的签名、印鉴属实等一系列公证。现在做相关的总结。

一、涉外公证程序及必要性的解答

本案中,该公司工作人员在前期咨询时表达了对于办理公证的不理解。这个情况普遍存在:当事人即将前往国外学习、工作,在面对需要提交一系列“无需证明的”材料时总是存在抵触情况。即使该公司在国内行业里拥有较大的影响力,目前已准备进入国际市场,但因之前未接触过公证及认证手续,对于涉外公证是否必要、如何办理、后续手续如何开展其实是一知半解的。这时候,适当的公证知识普及是必要的。本案中解答内容主要包括两点:1、公证必要性:即解决国与国之间事实、文书或行为真实性无法查明的难题(涉外公证同时也解决了译文真实性的问题);2、“双认证”的含义(中国外交部及授权的地方外事办认证+目标国使领馆认证)、办理机构(联系方式)及途径。前期的解答工作有利于缓解当事人的焦虑感,树立公证人员的职业形象。

二、倾听当事人需求,确定公证事项

本案中,该公司分别参与印度及马来西亚两个国家的工程招标活动,招标人要求该公司提交的材料较多,主要包括四个方面:1、该公司的主体资格证明;2、该公司的财务(业绩)情况、3、该公司股东及董事的身份信息、4、该公司股东及董事的授权书。在跟当事人充分沟通、了解当事人的需求之后,我处工作人员根据之前的案例适当提供了建议,并告知该公司工作人员向使用地使领馆及使用单位咨询并确认要求申请办理的公证事项。该公司工作人员权衡了办证难易度、费用,并向使用部门分确认后,最终确定了相应的公证事项。

(一)就公司的主体资格证明,在涉外公证中,通常申请办理《营业执照》公证或《公司章程》公证。在我国,公司法人的成立需要在工商行政管理部门注册登记,由工商行政管理部门颁发《营业执照》。《营业执照》作为公司法人的“身份证”,载明了公司的基本信息,包括公司名称、住所、法定代表人、注册资本及经营范围等。在实践中,我国的公司法人前往国外参加展会或开展相应的商务活动,往往办理《营业执照》公证即可,但《营业执照》毕竟仅反映了部分基本信息,在涉及重大工程或高额交易中,使用部门一般同时要求办理《公司章程》公证。《公司章程》作为公司法人的“宪法”,由公司法人在工商行政管理部门登记注册时提交并存档,在股东协商一致发生更改时,仍要在工商行政管理部门做变更登记,能够较为完整地反映公司的相关情况(股东构成、管理岗位的设置、股权的转让等)。

涉外公证中,办理《营业执照》或《公司章程》公证通常在定式公证书格式中第三十三式“证书(执照)”、第三十四式“文书上的签名(印鉴)”和第三十五式“文本相符”中考虑。第三十三式证书(执照)公证事项是公证机构根据当事人的申请,对其持有的由法定机构或职权机构依法颁发的证书、执照等制式文书的真实性、合法性予以证明的活动。其证明对象是有意义的法律文书本身的真实性、合法性,其审查形式较为严格,按照《公证程序规则》第三十七条的规定,应当符合下列条件:(1)该文书与当事人有利害关系;(2)文书真实无误;(3)文书的内容和形式合法,不违背社会公德。

本案中,该公司提交的《营业执照》原件及《公司章程》的工商行政管理部门加盖存档章的复印件,真实性较高,且能通过相应途径核实真实性,满足《公证程序规则》中的相关规定。故我处工作人员选择使用定式公证书格式第三十三式证书(执照)为当事人办理上述两个公证事项,即在公证书中既证明公证书中的复印件与原件一致,又证明原件的真实性。值得注意的是,两个公证的证词选择也有所不同,《营业执照》系由工商行政管理部门发具的原件,载明“XXX工商管理局发具给XX公司的《营业执照》原件”;而XX公司的《公司章程》原件存档在工商行政管理部门,当事人仅提交存档件,应载明“XX工商管理局存档的XXX公司的《营业执照》原件”。

2)就该公司的财务(业绩)情况证明。

A、在涉外公证中,公司法人的财务情况同样有多种材料可以公证,包括但不限于会计师事务所出具的审计报告、银行等金融机构出具的存款凭证、资金流水单等,本案中,该环保公司提交了由本市某会计师事务所出具的三份《审计报告》(分别2015年、2016年、2017年)并要求办理。因其所提交的《审计报告》由具备相应资质的会计师事务所出具,真实性较高,同样可以适用定式公证书格式中第三十三式“证书(执照)”。

但是,在沟通过程时该公司工作人员表示《审计报告》内容较多,不仅包含了当年度的各类财务报表,还包括了大量的文字说明情况。如按照定式公证书格式中第三十三式“证书(执照)”办理,需要将全本《审计报告》翻译,经过我处工作人员与翻译公司咨询,由此会导致高昂的翻译费及翻译时间。在考虑紧急性及经济性的情况下,该公司工作人员询问能否仅证明《审计报告》第1页至第7页的相关内容。我处工作人员在了解当事人的需求后,向其告知定式公证书格式中第三十五式“文本相符”的相关知识点。

第三十五式“文本相符”的证明对象是同一文件不同文本之间的一致性,包括复印件与原件相符、影印本与原本相符、译本与原本相符、节录本与原本相符等。在出证前应根据《公证程序规则》第三十八条审查文书的副本、影印本等文本是否与原本相符。结合当事人的需求,我处工作人员向申请人告知办理“节录本与原本相符”公证可以满足申请人的翻译费低、翻译时间少的要求,但同时告知当事人节录本与原本相符公证仅证明《审计报告》第1页至第7页的复印件与该公司工作人员出示的原件相符,不证明原件的真实性。该方案经该公司工作人员与印度方面沟通,最终确保能够满足要求。

B、因该公司需要在当地参与投标,在证明公司财务情况的同时,需要同时提交过往的业绩情况。该公司作为环保公司参与建设不少工程并已竣工。该公司提交了由曾经的业主山西XXX公司出具的《XXX工程情况说明》,申请我处公证以证明其曾完成相应工程。我处工作人员在审查该《XXX工程情况说明》时认为,该《XXX工程情况说明》仅由山西XXX公司出具,并无建设主管部门印鉴或竣工证明。

通过对第三十三式“证书(执照)”、第三十四式“文书上的签名(印鉴)”和第三十五式“文本相符”三种公证格式的分析可知,第三十三式“证书(执照)”对于有法律意义的文书的证明力最高,审查最严格;第三十四式“文书上的签名(印鉴)”的证明力次之;第三十五式“文本相符”的证明力则最弱。实践中,在满足《公证程序规则》第三十七条审查要求的前提下,通常优先采用第三十三式,以确保公证书的正常使用,部分国家的部分单位不接受第三十五式“文本相符”公证书格式制作的公证书。

我处工作人员认为《XXX工程情况说明》的真实性并没有达到《公证程序规则》第三十八条的要求,适用第三十三式“证书(执照)”、第三十四式“文书上的签名(印鉴)”并不妥当。因此采用了第三十五式“文本相符”,即仅证明该公司的委托代理人出示给公证人员的复印件与原件相符。

3)就公司股东及董事的身份证明。主要包括该公司三个股东的《居民身份证》、《居民户口簿》、《护照》的公证。因上述三份文件系公司股东个人持有,我处工作人员选择股东以个人名义申请办理,在公证事项的选择上,因《居民身份证》、《居民户口簿》、《护照》均为公安机构发具的合法证件,我处工作人员同样选择定式公证书格式中第三十三式“证书(执照)”。值得注意的是,在办理《居民身份证》时,要求载明办理《居民身份证》公证的用途。该事项虽由股东个人申请,但用途仍按照实际情况表述为“在印度设立公司”。

4)就该公司股东及董事的授权的证明。该公司欲在印度设立分公司以开展相应业务,作为母公司,印度方面要求该公司提供股东同意及授权证明。该公司提交的文件数目较多,既包括了中文文件,又包括了英文文件;既有法定代表人代表公司签名、盖章;又有股东作为个人签名。考虑到相关文件格式上不可变动,没有采用定式公证书格式第一式“委托”、第二式“声明”,而是根据不同情况适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)”。

第三十四式“文书上的签名(印鉴)”的证明对象是文书上的签署形式,实质是对有法律意义的文书的签署形式的证明。在出证前根据《公证程序规则》第三十八条审查文书上的签名、印鉴、日期是否准确,属实。同时,虽然该公证事项仅证明文书上的签名、印鉴的真实性,不证明文书本身及文书内容的真实性,但仍应对文书的内容是否违反我国法律、法规以及社会公共利益进行审查。

本案中,我处工作人员对于中文文件的内容进行了审查,对于英文文件,交由翻译公司翻译后进行了审查。确保内容真实无误。该公司的股东及董事均在我处工作人员面前亲自签署公证或加盖印鉴。对于要求法定代表人代表公司签名、盖章的,选择以公司为申请人;对于要求多个股东同时签名的,以多个股东个人名义均列为申请人。

最后,我处根据上述思路为该公司出具了一系列公证书,使该公司及时、顺利地准备了相应的材料,并完成了公证认证。